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Organización de eventos y celebraciones

La organización de eventos es un proceso en el cual se deben definir con certeza todas las cuestiones básicas que afectan al mismo, es decir, cual será el tipo de evento que se llevará a cabo, quien será la persona encargara de dirigir el acto correspondiente al evento, cual será el objetivo del mismo, y lo más importante, cual será la fecha en la cual se llevara a cabo.

Una vez que cada uno de estos aspectos se hayan determinado, entonces se procederá con la organizacion de eventos, que comienza con la fase de preparación. Esta fase se trata de planificar todas las actividades y las acciones que serán ejecutadas antes de llevar a cabo el evento para que el mismo sea desarrollado correctamente.

Generalmente la fase de preparación correspondiente a la organización de eventos, es la que más trabajo lleva, ya que es allí en donde se deben pensar y desarrollar todos los conceptos correspondientes que afectarán al evento en su totalidad. Uno de los métodos más importantes que debe tener en cuenta cualquier persona que esta a cargo de la organizacion de un evento, independientemente de si se trata de una boda, un cumpleaños o un evento cultural, deportivo o empresarial, es realizar una lista de todas las actividades que se deben llevar a cabo durante la organización del evento, para que de esta manera pueda ser mucho, más fácil repartir las tareas y alivianar un poco el trabajo que implica la organización.

organizacion-eventos-mujerLo más importante a considerar cuando se realice este listado, es la fecha en la cual se llevará a cabo el evento, ya que la misma será quien limite el tiempo de organización, por ello también es muy importante que la misma comience a realizarse con bastante tiempo de anticipación.

Organización de eventos de todo tipo

Uno de los primeros pasos que marca la organizacion de eventos es realizar una lista de invitados al mismo ya que la cantidad de gente que se haga presente determinará los servicios que serán contratados. Una vez que la lista esté terminada, lo mejor es mandar a hacer las invitaciones, especialmente si el evento en cuestión es una boda, y así todas las personas estarán notificadas y tendrán la oportunidad de confirmar su presencia, como así también, de revocarla; este es un factor que es muy importante considerar ya que siempre se le debe dar un margen de tiempo considerable a un invitado para que el mismo tenga la posibilidad de avisarnos si podremos contar con su presencia, por ello, lógicamente, el envío de las invitaciones debe ser realizado con mucha anticipación.

organizacion-eventos-comidaUna buena organización de eventos nos indica que se debe realizar un seguimiento a los acerca de la confirmación de dichas invitaciones, y una vez realizado, se proceder a contratar el servicio de catering correspondiente. Para ello, se deben consultar con varias empresas para así poder tener un margen de opciones amplios, ya que las empresas de catering con muchas y muy variadas, por ello siempre es mejor analizar cada una de ellas detenidamente, para determinar cual es la que mejor se ajusta a nuestro presupuesto y a nuestras necesidades. Un punto bastante relevante que tenemos que tener en mente a la hora de contratar una empresa de catering, es que hay muchas que ofrecen paquetes de eventos en los cuales se incluyen las entradas, los platos principales, los postres y las bebidas correspondientes; también hay muchas otras que ofrecen servicios de viandas, que resultan ser muy útiles para aquellos eventos sociales referidos a exposiciones culturales, eventos empresariales, y todos aquellos eventos en los cuales el servicio de catering es simplemente un detalle.

El servicio de camareros es también parte importante de la organizacion de eventos, y en muchos casos las mismas empresas encargadas del catering, tienen personal capacitado para desarrollar la actividad correspondiente en cada evento; así pues, si se realiza un evento internacional, probablemente la empresa nos envíe camareros que tengan conocimientos del idioma que se hablará. Por otro lado queremos decir que la contratación de un lugar físico en el cual se desarrollará el evento es la parte más importante que se debe tratar en la organización de eventos, y por ello se deben analizar todas las posibilidades, teniendo en cuenta la magnitud que tendrá el evento, el tipo de evento que será y lógicamente la cantidad de invitados que asistirán.

 
 
   
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